¿Qué viene a tu mente cuando escuchas el término “herramienta de gestión de proyectos”? Probablemente pienses en tareas, productividad, cuadros de mando, fechas de vencimiento …
¿Ya te has dormido? También nos babeamos un poco. En serio, no hay nada más aburrido en la tierra que las herramientas de gestión de proyectos.
Esto se debe a que su vida laboral es mucho más dinámica y compleja que una lista estática de tareas pendientes y subtareas. Lo que realmente necesita es un lugar para centralizar todas las comunicaciones y mantener a todos comprometidos y enfocados en lo que más importa.
Y, lo que es más importante, necesita algo que su equipo realmente disfrute usando, una herramienta tan adictiva y social como Facebook, pero que realmente le ayuda a realizar su trabajo en lugar de dificultarlo.
Estas son las tres razones por las que Usted no necesita una herramienta de gestión de proyectos:
- Necesitas enfocarte en el panorama general.
Tienes una buena gestión cuando todos saben lo que tienen que hacer. Es una gran administración cuando todos saben lo que la empresa debe hacer.
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos no cierran la brecha entre el nivel bajo, las tareas que debe realizar diariamente, con el nivel alto, cómo sus esfuerzos contribuyen al éxito de la empresa.
Cuando estás confinado a una lista de tareas, te sientes como Sísifo empujando una roca sin parar, solo para verla rodar nuevamente hacia abajo. Pero cuando ve el panorama general, está emocionalmente involucrado en los objetivos de la empresa y encuentra motivación para trabajar en algo más grande que usted.
- Necesitas una herramienta que sea fácil y divertida de usar
Después de hablar con cientos de gerentes, identificamos una verdad fundamental: las personas sienten que están trabajando para las herramientas que usan, y no al revés. Si bien la herramienta puede proporcionar cierto valor, requiere mucho tiempo, energía y esfuerzo para acceder a información significativa, y es solo una pequeña fracción de la información que realmente necesita.
La solución para esto es triple: necesita una herramienta que sea intuitiva, no imponente y rápida. Debería poder comenzar a trabajar en él sin ninguna capacitación, y el producto nunca debería pedirle que agregue datos para administrar sus operaciones internas. Si encuentras que eres un esclavo para administrar las dependencias, tiempos y recursos de un determinado gráfico, estás trabajando demasiado duro para tu herramienta de PM.
- Necesitas disfrutar de un ambiente de trabajo positivo.
Avishay Abrahami, el CEO de Wix, dijo una vez algo brillante:
“Cuando escondes información de tu equipo, limitas su inteligencia a la de ti mismo, paralizando a las personas inteligentes que contrataste”.
Cuando las empresas ocultan información de sus empleados (intencionalmente o no), crean silos de personas que están “informadas” y otras que están “en la oscuridad”. Eso se convierte en un hervidero para que la política de la organización prospere, y evita que su organización de seguir adelante.
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos y las formas tradicionales de comunicación (correo electrónico, reuniones y conversaciones individuales) son intrínsecamente opacas. Necesita un sistema que permita a todos ver en qué están trabajando todos los demás. Esto permite a las personas ver cómo sus tareas encajan en el panorama general, y les hace sentir que su trabajo es importante y está marcando una diferencia.
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